Nota Fiscal Eletrônica: guia rápido para empreendedores

Se você tem ou pensa em abrir um negócio, vai ouvir muito falar em NF‑e. Mas o que realmente isso significa? Em poucas palavras, a Nota Fiscal Eletrônica substitui a papelada de nota fiscal tradicional e traz tudo para o meio digital, facilitando a vida do empresário e do fisco.

O primeiro passo para começar a usar a NF‑e é se cadastrar no portal da Secretaria da Fazenda do seu estado. Você vai precisar do CNPJ, inscrição estadual (se houver) e um certificado digital. Esse certificado funciona como uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade da nota.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica

A emissão pode ser feita de duas formas: pelo próprio site da SEFAZ ou por um software emissor. Use um sistema que já esteja homologado pela Receita, assim você evita dor de cabeça. Depois de conectar o certificado, preencha os campos da nota – cliente, produtos, valores e alíquotas de impostos. O sistema gera um código de barras e o número da NF‑e, que pode ser enviado ao cliente por e‑mail ou mensagem.

É importante conferir dois pontos antes de finalizar: a classificação dos produtos (CST ou NCM) e a alíquota correta do ICMS ou IPI. Um erro aqui pode gerar multas e a necessidade de cancelamento da nota.

Dicas práticas para não errar

Mantenha um checklist simples: CNPJ do cliente, endereço, descriçãomarca do produto, quanti‑dade, valor unitário e impostos. Verifique sempre se o número da nota já foi usado; a duplicidade gera rejeição.

Salve todos os XMLs das notas emitidas em um local seguro. Eles são a prova legal de que a operação aconteceu e podem ser solicitados em auditorias.

Se precisar cancelar uma NF‑e, faça isso o quanto antes, dentro do prazo de 24 horas após a emissão, para evitar juros. O cancelamento também é feito pelo sistema emissor e registra um código de cancelamento.

Por fim, fique de olho nas atualizações da SEFAZ. A legislação muda com frequência, e novos campos podem aparecer. Assine a newsletter da sua secretaria ou configure alertas no portal para não ser pego desprevenido.

Com esses passos você já está pronto para emitir Nota Fiscal Eletrônica sem complicação. A chave é seguir o procedimento, conferir os dados e manter tudo organizado. Boa sorte na sua jornada empresarial!